AULA VIRTUAL con FUNDAE: Guía completa

¿Estás pensando en impartir formación con Fundae mediante “aula virtual”? Habitualmente se confunde con la modalidad eLearning llamada «teleformación», pero es bastante diferente. Para utilizar «aula virtual» en la impartición de formación bonificada deberás tener en cuenta requisitos específicos de este nuevo medio admitido desde la emergencia por COVID-19.

En esta guía explico qué es un «aula virtual» para Fundae, sus requisitos y cómo puedes conseguir cumplirlos. También proporciono algunas claves técnicas y recomendaciones sobre los mejores sistemas de aula virtual.

¿Qué es un AULA VIRTUAL para FUNDAE?

Hay que empezar teniendo claro que, para la FUNDAE y el SEPE, “aula virtual” se refiere exclusivamente a un entorno semejante a una videoconferencia en la que pueden interactuar todos los participantes. Sin embargo, en eLearning en general este concepto de “aula virtual” también se utiliza frecuentemente para referirse a los espacios propios de una plataforma de eLearning, incluyendo actividades o herramientas asíncronas. No es así en este caso, ya que el SEPE especifica con claridad que la relación entre alumnos, tutores y medios debe producirse en un mismo tiempo, como vemos en su definición:

«Se considera aula virtual al entorno de aprendizaje donde el tutor-formador y alumnado interactúan, de forma concurrente y en tiempo real, a través de un sistema de comunicación telemático de carácter síncrono que permita llevar a cabo un proceso de intercambio de conocimientos a fin de posibilitar un aprendizaje de las personas que participan en el aula.»

Definición de aula virtual en formación para el empleo, (Resolución BOE de 9 de diciembre de 2021). Las negritas son mías.

El matiz importante respecto a una videoconferencia normal está en que este entorno debe facilitar el aprendizaje. Por lo tanto, el sistema de aula virtual que usemos podrá contar con herramientas complementarias que faciliten la labor didáctica, por ejemplo:

  • Chat.
  • Pizarra virtual.
  • Compartir pantalla.
  • Descarga de documentos.
  • División de salas.
  • Etc.
Sistema de aula virtual con BigBlueButton. 1: Vídeo de los asistentes y elementos de ayuda a la interacción. 2. Chat. 3. Herramientas de pizarra virtual. 4. Otras herramientas
Ejemplo con aula virtual BigBlueButton en Wrupal LMS

El «aula virtual» es modalidad presencial de Fundae

Otra cuestión importante es saber ubicar el «aula virtual» dentro de las tres modalidades formativas de la FUNDAE. En este caso, para el SEPE y la FUNDAE el aula virtual no es una modalidad más de formación. En realidad, el aula virtual es un MEDIO para impartir formación en modalidad presencial. Por lo tanto, tiene más requisitos en común con la modalidad presencial que con la modalidad de teleformación.

Es más, este medio virtual puede ser combinado con el aula tradicional, catalogándose por el SEPE como “bimodal”. Es decir, se considerará “sistema de impartición bimodal” cuando coexistan simultáneamente alumnos en un aula física con otros que utilicen aula virtual. En el siguiente gráfico se puede ver el lugar que ocupa el “aula virtual” dentro del ecosistema de modalidades con Fundae:

Las modalidades formativas con Fundae son 3: Teleformación, Mixta y Presencial. Teleformación es mediante Plataforma LMS, Presencial puede ser mediante aula virtual o aula tradicional y la Mixta es la suma de teleformación y presencial.
Como aula virtual es modalidad presencial, todo lo que comento sobre aula virtual, también es aplicable a la modalidad mixta.

Diferencias entre el aula virtual vs. teleformación con Fundae

Ambas modalidades (presencial con aula virtual vs. teleformación) mantienen grandes diferencias. Y para no cometer errores sería conveniente tenerlas en cuenta desde el primer momento.

La principal diferencia es que la modalidad de teleformación de Fundae está concebida con un carácter principalmente asíncrono. Es decir, los participantes aprenden en esta modalidad eLearning con materiales y contenidos multimedia y se comunican sin necesidad de estar conectados simultáneamente. Por el contrario, la modalidad presencial con aula virtual, es 100% síncrona. Toda la actividad de aprendizaje programada se lleva a cabo en las sesiones de aula virtual.

Además, hay otras importantes características de la modalidad presencial mediante aula virtual que la diferencian de la teleformación:

  • Con aula virtual no es requisito que el FORMADOR tenga experiencia o formación en tecnología y eLearning, mientras que en la teleformación sí.
  • El requisito de FINALIZACIÓN es la asistencia al 75% de las horas de formación programadas, mientras que en teleformación es la realización del 75% de los controles de aprendizaje.
  • El MÁXIMO DE ALUMNOS de un grupo formativo es de 30. Sin embargo, en teleformación no hay máximo de participantes (si bien FUNDAE recomienda comunicar en un grupo formativo como máximo 80 alumnos, que es lo que podría corresponder a cada tutor).
  • No es totalmente imprescindible el uso de una PLATAFORMA LMS en la formación mediante aula virtual. Sin embargo, en teleformación es un requisito indispensable el contar con una plataforma adecuada para FUNDAE.

Normativa relacionada con la formación a través de aula virtual

La consideración del aula virtual como medio válido para la impartición de formación presencial con FUNDAE, se remonta a una primera resolución de 15 de abril de 2020 como respuesta a la emergencia sanitaria por COVID-19. Posteriormente se publicó un documento de “el experto responde”, de fecha 24 de abril  y  otro más de fecha 28 de abril.

Además, ha ido renovándose la normativa en BOE, hasta la reciente resolución de 9 de diciembre de 2021, donde se expresan los requisitos relacionados directamente con el aula virtual. Adicionalmente, también hay que tener en cuenta toda la normativa sobre formación programada por las empresas.

Lógicamente, este artículo está escrito para que no tengas que leer todas las referencias que te he enlazado. Ahora que ya sabes en términos generales lo que es un aula virtual, debes tener en cuenta las principales exigencias tanto tecnológicas (del sistema del aula virtual) como propias de la gestión de formación. Estos requisitos los repasaré en los dos apartados siguientes:

  1. Requisitos técnicos del SISTEMA DE AULA VIRTUAL.
  2. Requisitos de la FORMACIÓN PRESENCIAL relacionados con el uso de aula virtual.

Requisitos de los sistemas de Aula Virtual para Fundae

Requisitos de los sistemas de aula Virtual con Fundae: sincrónico, bidireccional, registros y acceso. Se explican a continuación.

En primer lugar, los medios tecnológicos que elijamos deberán cumplir con los requisitos técnicos que establece el SEPE y FUNDAE para los sistemas de AULA VIRTUAL y que voy a revisar a continuación:

1. Conectividad sincronizada entre la persona formadora y el alumnado participante

Esto quiere decir que no será válido que los asistentes visualicen las sesiones en diferido. Todo el alumnado debe estar presente «de forma concurrente y en tiempo real».

2. Bidireccionalidad en las comunicaciones

El alumnado participante debe poder también comunicarse con el profesor y con el resto de los participantes. Por lo tanto, no serán válidos sistemas de streaming como Youtube o Twitch. Tampoco sistemas de webinarios cuando entre los alumnos no pueda haber comunicación.

3. Registro de conexiones

Este ya es un requisito que se escapa de los aspectos puramente tecnopedagógicos de las herramientas. Y es que el sistema de aula virtual que utilicemos debe aportar un registro de las conexiones. Este registro sustituye a la habitual hoja de control de asistencia utilizada hasta el momento en la formación presencial con FUNDAE.

El registro de conexiones del sistema de aula virtual debe cumplir al menos las siguientes condiciones:

  • IDENTIFICAR A LOS PARTICIPANTES.
  • Incluir las FECHAS en las que se han celebrado las sesiones.
  • Indicar los tiempos de CONEXIÓN (mostrar el tiempo en el que cada alumno ha estado conectado en la sesión).

Así y todo, se establece que cuando no sea posible cumplir este requisito, «[…] la participación se podrá constatar mediante declaración responsable de la persona participante. ».

Puedes encontrar un modelo de declaración en la página de modelos y documentos de FUNDAE.

4. Permitir la conexión de los técnicos de seguimiento durante las sesiones

Por último, nuestro sistema de aula virtual debe «contar con un mecanismo que posibilite la conexión durante el tiempo de celebración del aula por parte de los órganos de control, a efectos de las actuaciones de seguimiento y control que procedan.»

Esto quiere decir que deberemos poder proporcionar a FUNDAE una dirección URL, usuario y contraseña que le permita a los técnicos poder conectarse en cualquiera de las sesiones que desarrollemos para que hagan las comprobaciones que consideren oportunas.

Y hasta aquí, hemos visto requisitos tecnológicos. Un poco después, veremos qué tecnologías podemos utilizar para cumplirlos. No obstante, antes hay que tener en cuenta que el uso de aula virtual nos obliga también a cumplir otras pautas.

Requisitos de formación presencial Fundae relacionados con el aula virtual

Como estamos en el marco de la formación presencial, también es conveniente señalar dos tipos de requisitos de la formación presencial con Fundae que se verán afectados por el uso del aula virtual. Estos son: LAS COMUNICACIONES DE INICIO y LA DOCUMENTACIÓN A CUSTODIAR.

La comunicación de inicio a Fundae debe informar del aula virtual

Lo primero a tener en cuenta al utilizar aula virtual con Fundae es que la comunicación de inicio del grupo formativo también deberá incluir:

  1. PROGRAMACIÓN del horario de las sesiones de formación (aunque sean por aula virtual, no puede ser modificado salvo causa de fuerza mayor).
  2. ACCESO PARA INSPECCIÓN con la dirección URL, usuario y contraseña para que los órganos de control puedan acceder tanto a las sesiones de aula virtual como a la revisión del registro de conexiones.

Documentación a custodiar

La hoja de control de asistencia se sustituye por el REGISTRO DE CONEXIONES que he mencionado en los requisitos del aula virtual (o declaración jurada). Por eso, es recomendable que nuestro sistema de aula virtual nos ofrezca facilidad para exportar los registros. Lo vamos a ver en el siguiente punto.

Así y todo, no debemos olvidar el resto de documentación exigida en modalidad presencial: diplomas de asistencia o aprovechamiento y su recibí, cuestionarios de evaluación de la calidad, resultados de la evaluación del aprendizaje, planificación didáctica, etc.

Tecnologías compatibles con el Aula Virtual

¿Puedo usar Teams, Zoom, etc. como aula virtual con Fundae?

Una pregunta que recibo habitualmente es: ¿Me basta con utilizar Zoom, MS Teams, Google Meet, etc. como sistema de aula virtual para Fundae? Y mi respuesta es “probablemente, no”. En cualquier caso, no es para nada recomendable utilizarlo sin el apoyo de otro sistema adicional, como es una plataforma LMS.

Por mi experiencia, puede ser muy problemático utilizar un sistema de videoconferencia para el aula virtual de Fundae sin apoyarse en una plataforma que ayude en su gestión.

SI UTILIZAMOS UN SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA SIN MÁS APOYO:

  • Será complicado o costoso obtener registros de utilización fiables.
  • Será prácticamente imposible proporcionar un acceso único a los órganos de control sin vulnerar la seguridad de nuestra herramienta o la protección de datos.

¿Cómo identifico correctamente a mis alumnos en los registros?

Si únicamente utilizamos una aplicación de videoconferencia, nos vamos a empezar encontrando con dificultades para obtener registros en los que se identifique a los participantes correctamente y sin duplicidades. Vamos a tener que hacer un esfuerzo de configuración por cada grupo formativo. Por ejemplo, en Zoom meetings necesitaríamos obligar a todos nuestros alumnos a abrir una cuenta con anterioridad en Zoom o bien forzarles a realizar un registro en nuestro evento. De no hacerlo, podríamos obtener datos de asistencia anónimos o mal identificados.

Señalar Inscripción obligatoria en videoconferencia de Zoom para cumplir con requisitos FUNDAE
Configuración de Zoom meetings que es recomendable activar para facilitar la identificación si no utilizamos LMS.

Nada de informes globales

Aún habiendo configurado óptimamente la identificación de participantes va a resultar bastante incómoda la obtención de los registros. Y es que hay que tener en cuenta que estas aplicaciones habitualmente nos van a obligar a descargar un informe por cada clase celebrada.

Aula virtual con Microsoft Teams en la que se hay que descargar un informe de asistencia por cada sesión
Descarga de informes de asistencia en Microsoft Teams

¿Cómo facilitamos el acceso a la inspección?

Por último, si queremos garantizar el acceso de la inspección de la FUNDAE durante las sesiones de aula virtual, normalmente estaremos obligados a crear una única reunión recurrente (algo que puede ser casi imposible si median días de vacaciones durante la acción formativa). Si no lo hiciéramos…. ¡tendríamos que enviar tantos enlaces como clases programadas! 😱

La solución: utilizar también una plataforma LMS

¿Cómo podemos utilizar herramientas como Zoom o BigBlueButton conforme a los requisitos de Fundae para el aula virtual? Bajo mi punto de vista, la forma más eficaz es seleccionar herramientas de videoconferencia que proporcione registros y utilizarlas a través de alguna plataforma de tipo LMS que tenga un buen soporte para comunicarse con la herramienta y recoger sus registros.

En algunos casos, las plataformas LMS incluyen sistemas de aula virtual, por lo que no hará falta contratar otro sistema aparte.

No es estrictamente necesario que la plataforma que escojamos para esta tarea funcione conforme a los requisitos de FUNDAE para las plataforma de teleformación. Pero deberás asegurarte, al menos, de que tu plataforma está configurada para:

  1. Conectar con un sistema de videoconferencia que permita a alumnos y tutores acceder al aula virtual desde la plataforma LMS.
  2. Poder obtener los registros de asistencia de las sesiones y mostrarlos en la plataforma.
  3. Crear un usuario “inspector”, que facilite que los técnicos puedan acceder a dichos informes sin ver otros ajenos a la acción formativa en cuestión.
  4. Permitir que el usuario «inspector» también pueda asistir a cualquiera de las sesiones programadas.
Aula virtual de Fundae en Moodle. Tabla de informe de sesiones.
Registro de sesiones en Moodle con Zoom Meetings. Pulsando en el link de la columna “participantes” de cada sesión podremos ver los datos de asistencia.

Así y todo, aún utilizando un LMS conectado a una aplicación de videoconferencia, habitualmente obtendremos registros algo incómodos o «difíciles de digerir» si nos realizan alguna inspección. Además, nos limitamos a cumplir los requisitos técnicos del «aula virtual». Pero aún no hemos prestado atención al resto de requisitos de la formación presencial, como es la evaluación y entrega de documentación.

Ventajas adicionales para el aula virtual utilizando un LMS adaptado a Fundae

Con el uso de un LMS, ya hemos solventamos los dos problemas principales que nos encontraríamos si utilizáramos una herramienta de videoconferencia sin más apoyos. Sin embargo, podemos aprovechar también otras ventajas que nos pueden ofrecer aquellas plataformas que además son compatibles con los requisitos eLearning de Fundae.

VENTAJAS DEL USO DE PLATAFORMAS COMPATIBLES CON FUNDAE PARA EL AULA VIRTUAL:

  • Generar informes de registros de conexión del aula virtual más fiables y comprensibles por los órganos de control.
  • Incluir un sistema de evaluación para la acción formativa (Hay que tener en cuenta que FUNDAE nos indica que «tanto la modalidad de teleformación como la presencial deben posibilitar la evaluación del proceso de aprendizaje»).
  • Asegurar la entrega de documentación a los alumnos, como el cuestionario de satisfacción o los diplomas.
  • Permitir combinar modalidad de aula virtual y mixta en una única plataforma.
Informe de registro de conexiones en aula virtual de un alumno que muestra todos los datos identificativos, así como fecha, tiempo conectado, ip y tutor de todas las sesiones de videoconferencia.
Este informe está generado por una de las plataformas LMS adecuadas a Fundae. Como se puede observar, muestra todas las sesiones de un alumno concreto. Este tipo de resúmenes es algo especialmente útil para los técnicos de Fundae.

Si quieres sabes más sobre este tema te recomiendo estos artículos:

¿Qué sistemas de Videoconferencia son mejores para el aula virtual con Fundae?

Para terminar, también hay que considerar que no todos los sistemas de videoconferencia son igualmente apropiados para utilizarlos como “aula virtual” con Fundae. Algunas aplicaciones de aula virtual/videoconferencia realizan mejores registros o comunicación con otras plataformas.

No es objeto de esta publicación hacer un análisis de las principales herramientas de videoconferencia para uso como aula virtual. No obstante, en esta tabla puedes ver algunos ejemplos de herramientas recomendadas y no recomendadas para aula virtual con Fundae:

Aulas virtuales recomendadasAulas virtuales NO recomendadas
  • Zoom meetings.
  • Zoom webinars (habrá que configurarlo de forma que se permita una adecuada interacción entre participantes).
  • ClickMeeting.
  • BigBlueButton.
  • Jitsi Meet.
  • Google Meet: (En los informes de asistencia sólo incluye a los usuarios de la organización).
  • Microsoft Teams Meetings (No se comunica adecuadamente con la mayoría de LMS).
  • GoTo Meeting (puede haber problemas en la comunicación con la plataforma).

Resumen

Como hemos visto, el AULA VIRTUAL es un nuevo medio por el que podemos impartir formación en modalidad presencial de Fundae. Es totalmente diferente a la modalidad de teleformación y con requisitos específicos.

Recuerda que para impartir formación bonificada mediante “aula virtual”, es necesario utilizar alguna aplicación de reuniones virtuales como Zoom o BigBlueButton y algunos de ellos son más apropiados que otros. Pero así y todo, necesitarás que los órganos de control puedan acceder a las sesiones y obtener informes con los registros. Por eso, mi recomendación es utilizar la combinación SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA + PLATAFORMA LMS. Y si la plataforma está adaptada a los requisitos de Fundae para teleformación y aula virtual, mejor que mejor.

Si necesitas asesoramiento en la elección y puesta en marcha de un sistema de aula virtual para tu formación bonificada, puedes contactar conmigo y solicitar mis servicios de consultoría en eLearning.

¿Te gustaría comentar o consultar cualquier aspecto de este artículo? ¡Espero tus comentarios!

ℹ️ Nota Aclaratoria: El autor de este blog no tiene vinculación alguna con la FUNDAE. Por ello, el presente artículo refleja exclusivamente su valoración sobre la documentación publicada y experiencia profesional con clientes y aulas virtuales.

Mario G. Almonte es consultor y diseñador instruccional de e-Learning. Master en Educación y Nuevas Tecnologías por la UDIMA, lleva 18 años asesorando a emprendedores y organizaciones en el desarrollo de proyectos digitales. Desde 2012 comparte en el blog aprendizajeenred.es experiencias y análisis sobre e-Learning.

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6 comentarios en «AULA VIRTUAL con FUNDAE: Guía completa»

  1. Buenos dias,
    Es posible hacer las clases presenciales por Microsoft teams y como esta alternativa no se integra bien en una plataforma de moodle seguir usando listas de asistencia?

    Por otro lado, google meet es integrable fácilmente en plataforma de moodle?
    Gracias por la información.

    Responder
    • Hola Ariana,

      Tanto Microsoft Teams meeting como Google Meet para Fundae tienen el hándicap de que no envían a Moodle información del registro de conexiones del aula virtual. Lo único que se puede crear desde Moodle son reuniones y enlaces para acceder a ellas, pero no hay forma automática de mostrar la asistencia.

      Con Teams puedes descargar manualmente los informes de asistencia y subirlos a Moodle para facilitarlos a los técnicos de Fundae. Pero podrías tener problemas si los participantes no se estuvieran identificando con su usuario en la reunión de Teams. Por ello, en estos casos te recomendaría que te aportes también la declaración responsable de cada alumno. Con aula virtual de Fundae no se utilizan listas de asistencia.

      Un saludo.

      Responder
      • Hola Mario,
        Gracias por tu respuesta. Cómo se puede descargar manualmente los informes de asistencia de microsoft teams?
        Cuando dices que los usuarios han de entrar a las reuniones con su usuario. Este usuario se lo hemos de crear nosotros con nombre y apellido completo para que sena fácilmente identificables por el inspector o es indistinto?

        Muchas gracias.
        Un saludo,

        Responder
        • Hola Ariana.
          Teams tiene botones para la descarga individual de cada reunión. Hay una captura en este artículo que lo muestra.

          Respecto al sistema de identificación en el aula virtual, Fundae no proporciona información técnica demasiado precisa. Mi interpretación es que todos los usuarios deberían poder acceder al aula virtual (en este caso de Teams) utilizando un usuario y contraseña propio. Por eso te sugiero que, en este caso, también te asegures de contar con las declaraciones responsables. Esto es porque Moodle no identifica sus usuarios en Teams al proporcionar simplemente un enlace de acceso que cualquiera podría copiar y utilizar fuera del LMS.

          Responder

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