Requisitos de FUNDAE para las plataformas de teleformación

La elección de una plataforma (LMS) que cumpla los requisitos de la FUNDAE (Antigua Fundación Tripartita)  suele ser una de las principales preocupaciones de las empresas que quieren iniciarse en la modalidad de teleformación mediante cursos bonificados. Al respecto, como consultor de eLearning, habitualmente recibo estas dos preguntas clave:

• ¿Qué requisitos exige Fundae para las plataformas de teleformación y qué debo tener en cuenta?
• ¿Qué plataformas online cumplen estos requisitos y qué características tienen?

En este artículo doy respuesta a la primera pregunta, comentando todos los requisitos de Fundae para las plataformas de teleformación. Si no te interesa entrar en detalles sobre todas estas exigencias, en otra publicación reviso algunas de las mejores plataformas de eLearning para Fundae.

Poniendo en contexto la revisión de requisitos y elección de plataformas adaptadas a FUNDAE

Para poner a mis clientes y lectores en contexto, es necesario advertir que cada proyecto eLearning tiene su idiosincrasia. Por lo tanto revisar los requisitos de Fundae para las plataformas es sólo una parte de la toma de decisiones a la hora de poner en marcha formación eLearning con Fundae.

Habrá otros factores que influirán en la elección de una plataforma de eLearning (LMS), como son, entre otros:

• El contexto organizacional: recursos humanos disponibles y presupuesto; volumen y tipología del alumnado previsto a corto, medio y largo plazo; gestión administrativa, etc.
• La metodología que se va a utilizar en los cursos: tipo de participación e interacción que van a tener los tutores; tipo de recursos y actividades que va a realizar el alumnado, etc.
• Estándares y contenidos multimedia que van a utilizarse.

¿Y qué hay de los requisitos de la FUNDAE para teleformación? ¿Influyen en alguna fase de este análisis?

Por supuesto que los requisitos de Fundae influyen. Es más, deben ser tenidos en cuenta desde el primer momento, ya que también impactan en nuestra metodología y contenidos. Además, algunos requisitos importantes son totalmente independientes de la elección de la plataforma.

De hecho, hay otros requisitos que van más allá de los exclusivamente relacionados con los de la plataforma. Por ejemplo, cuestiones relacionadas con la organización de la formación, los contenidos formativos, el sistema de evaluación/finalización, el sistema tutorial y la acreditación.

Requisitos de FUNDAE para las plataformas de teleformación

Desde el 30 de noviembre del 2016 contábamos con un documento de recomendaciones para teleformación publicado por la FUNDAE (si bien desde febrero de 2022 fue retirado su acceso). Además, hay que acudir a diferentes resoluciones y documentos como el Real Decreto 694/2017. No obstante, aún dejan algunos aspectos sin especificar con precisión, por lo que también hay que tener en cuenta la experiencia con los órganos de control, que tienen autonomía al evaluar el funcionamiento.

A través de mi análisis y experiencia he reunido y organizado todos los requisitos de Fundae para las plataformas de eLearning. A modo didáctico se podrían agrupar en torno a cinco áreas:

1. Requisitos de usabilidad y accesibilidad

En cualquier plataforma de eLearning es importante tener en mente la experiencia de los usuarios. Profesores y alumnos deben encontrarse con un entorno amigable en el que la tecnología no resulte un estorbo para el aprendizaje. Y esto no es una excepción para la formación bonificada por Fundae. Por lo tanto, hay algunos mínimo exigibles que debemos vigilar que existan en la plataforma que escojamos para Fundae:

• SISTEMA DE AYUDA  o MANUAL. La plataforma debe proporcionar algún sistema de ayuda o manual que permita su consulta online. Esta ayuda debe facilitar información sobre el uso de la plataforma. Como criterio de calidad, puedes evaluar la facilidad con la que los alumnos o tutores pueden acceder a la información realmente útil.
• DISPONIBILIDAD Y CAPACIDAD. Como cualquier servicio web, debe estar disponible las 24 horas del día. Pero además, hay que tener en cuenta que nuestra plataforma ha de tener capacidad suficiente para no bloquearse o enlentecerse cuando todos los usuarios se conecten simultáneamente. Esto es algo que ocurre con frecuencia en sistemas open-source como Moodle cuando se utilizan recursos insuficientes o mala configuración servidor. De ello hablo un poco más en mi publicación sobre las diferencias entre LMS open source y SaaS.
• COMPATIBILIDAD TECNOLÓGICA. La plataforma debe poder ser accesible desde un amplio rango de navegadores. Parecerá bastante obvio, pero creo importante señalar que las tecnologías web cambian y que para poder cumplir este requisito la plataforma de eLearning deberá estar en continua actualización.
• ACCESIBILIDAD. La accesibilidad hace referencia al cumplimiento de pautas en el diseño que permiten que la plataforma pueda ser utilizada por personas que tengan alguna discapacidad. En el caso de formaciones bonificadas por Fundae, por normativa deben cumplir la legislación vigente de accesibilidad para estos servicios. El estándar a seguir es el indicado por la Unión Europea, que en España se refleja en la norma UNE:EN301549. La mayoría de criterios que abarca esta norma corresponden con el nivel AA de las Pautas para la Accesibilidad del Contenido Web: WCAG 2.1 (Web Content Accesibility Guidelines). Pero un LMS, al ser también una herramientas de autor, debe cumplir adicionalmente con criterios de autoría accesible, como son las ATAG (Authoring Tool Accessibility Guidelines).

2. Herramientas y recursos de la plataforma para Fundae

Soporte de contenidos multimedia

Fundae hace especial hincapié en que debemos restringir la utilización de documentos (PDF o Word). Nuestros cursos deben aprovechar debidamente las posibilidades que nos ofrece el eLearning. Por eso debemos utilizar contenidos que incluyan video, audio e imágenes con una metodología adecuada que facilite el aprendizaje. En este sentido, un requisito más de nuestra plataforma es que soporten adecuadamente este tipo de contenidos.

Todas las plataformas LMS permiten incluir algún tipo de contenido «web» con algún editor. Pero será fundamental que la plataforma nos permita importar contenidos formativos interactivos hechos con alguna herramienta de autor del mercado. Por eso, deberá contar con compatibilidad con algún estándar como SCORM, cmi5 o xAPI.

Alternativamente, la plataforma puede contar con sus propios sistemas para generar actividades y contenidos interactivos. Como ocurre con algunas plataformas como las basadas en Moodle, Drupal o WordPress que incluyen H5P.

Herramientas de comunicación e interacción

Fundae indica que se debe garantizar la interacción entre participantes y tutor/es a través del propio flujo de funcionamiento de la plataforma de teleformación. En este sentido, lo más importante es que la plataforma de eLearning que utilicemos soporte funciones que faciliten realizar una adecuada función tutorial.

Algunos ejemplos de herramientas de comunicación que debería incluir la plataforma para cumplir requisitos son:

• Foro.
• Chat.
• Mensajería electrónica.
• Videoconferencia.
• Calendario de eventos / Sección de noticias.

En su antiguo documento de recomendaciones, Fundae indicaba como obligatoria las dos primeras. No obstante, lo importante para evitar una no conformidad es que te asegures de que la plataforma genera registros de uso de los que vayas a utilizar. Será fundamental para acreditar que los tutores llevan a cabo su actividad.

3. Características de trazabilidad control y registros exigidos por Fundae

Fundae nos indica que para poder realizar las diferentes pruebas de autoevaluación, el participante debe acceder previamente a los contenidos que las originan. También que debe garantizarse que se realizan siguiendo una secuencia adecuada para el desarrollo del proceso de formación.

La plataforma, por lo tanto, debe poder configurarse para forzar a que la navegación por los contenidos de aprendizaje siga una secuencia diseñada previamente.

En relación con esto, hay que tener en cuenta que los contenidos formativos ya deben estar disponibles con antelación al inicio del curso. Y además no deben modificarse durante el mismo. Por lo tanto, lo recomendable es que la plataforma cuente con algún mecanismo que lo tenga en cuenta.

Registros e informes

Otro de los requisitos de Fundae para las plaformas de eLearning es que deben realizar un registro de las interacciones de los participantes en todas las actividades. Además, estos registros deben poder reflejarse en informes de seguimiento que permitan comprobar:

• Tiempos de conexión e interacción.
• Trazabilidad por los diferentes contenidos (que el alumno ha realizado el itinerario formativo de acuerdo a la secuencia diseñada para los contenidos de la acción formativa entre las fechas de inicio y fin de la misma).

• Controles de aprendizaje realizados.
• Interacciones con el tutor-formador.
• Interacciones con otros participantes mediante el uso de herramientas de comunicación.

Dichos informes deberán incluir información suficiente para identificar al usuario, sin ser necesario que incluyan datos personales.

Condicionantes para la finalización del curso

Controlar que los alumnos completan el 75% de los controles de evaluación. Este es uno de los requisitos de FUNDAE para completar un curso en modalidad de teleformación. Por lo tanto, la plataforma debe poder vigilar que esto se cumpla para que el alumno se pueda bonificar.

4. Acceso de los órganos de control

En relación con el punto anterior, en nuestra plataforma para cursos de Fundae debemos poder crear un usuario que podamos proporcionar para facilitar la labor de inspección.

Dicho acceso deberá incluir la posibilidad de verificar el cumplimiento de los requisitos técnicos y del contenido virtual de aprendizaje alojado en la plataforma, así como las actividades y el progreso de aprendizaje de los participantes finalizados.

Deberá permitir comprobar:

• El cumplimiento de los requisitos de accesibilidad, seguridad y diseño universal.
• La interactividad de alumnos, tutores y recursos situados en distinto lugar.
• La gestión y existencia de los contenidos
• El proceso de aprendizaje sistematizado de los participantes.
• El seguimiento continuo y en tiempo real de los participantes.
• La evaluación de los participantes en todo el proceso.
• La asistencia tutorial a los participantes.

La peculiaridad de este acceso es que debe permitir un acceso a funciones propias de roles de administrador de la plataforma, pero sin capacidad para editar nada ni visualizar datos que no son propios de la acción formativa de Fundae objeto de control.

Además, Todos los grupos pertenecientes a una misma acción formativa deben tener el mismo usuario y contraseña. Esto es debido a las características del aplicativo de FUNDAE que nos requiere una única URL, usuario y clave al dar de alta la acción formativa.

Por lo tanto, será recomendable que la plataforma sea capaz de proporcionar un acceso a la inspección que cumpla con este criterio. Es decir, un usuario que proporcione la posibilidad de visualizar y/o descargar todos los datos necesarios de los participantes y grupos de una acción formativa determinada. De forma inequívoca y sin incluir información de otros cursos o actividades de los alumnos no relacionada con la formación a bonificar.

5. Otros requisitos técnicos de la plataforma

Y ya por por último, además de las características técnicas comentadas, la plataforma de eLearning que utilices también deberá cumplir otras como:

• LICENCIA. Debes poseer licencias adecuadas para sus uso,
• BACKUPS. Debe incluir algún sistema de backup que permita recuperar la información en caso de fallo del sistema.
• RGPD. Debe atenerse a la legislación vigente en materia de protección de datos.

Recomendaciones adicionales

Obviamente, si eliges alguna plataforma adaptada a Fundae, lo más seguro es que no tengas que preocuparte demasiado por todo lo anterior. Lo normal es que ellos se hayan encargado de todos los aspectos anteriores. Pero existen algunos detalles que facilitan otros aspectos del cumplimiento y que he encontrado que no todas las plataformas lo llevan igual. Entre otras:

• Poder facilitar al alumno o descargar la GUÍA DIDÁCTICA. Algunas plataformas lo ponen más fácil que otras. Al respecto es importante tener en cuenta que la guía didáctica no puede compartirse entre varias acciones formativas, al incluir detalles específicos. Para más información puedes leer sobre Cómo hacer la guía didáctica para Fundae.
• Tener un sitio para visualizar el Curriculum del tutor-formador. Recuerda que en la plataforma deberá aparecer una reseña profesional informando de su nivel académico o formación, así como experiencia docente o profesional relacionada con el contenido del curso y la formación o experiencia en teleformación.
• Registrar la entrega de certificados y cuestionario de satisfacción. No es imprescindible, pero puede facilitar mucho la existencia que la plataforma cuente con algún sistema que registre que se han entregado los certificados y puesto a disposición de los alumnos los certificados o diplomas.

En nuestra selección tendremos que contemplar únicamente aquellas plataformas que cumplen los requisitos exigidos, teniendo en cuenta que estos pueden variar con el tiempo, por lo que recomiendo vigilar que el equipo que esté detrás de su desarrollo y/o mantenimiento esté al tanto de posibles cambios en las exigencias de la FUNDAE.

Y ahora que ya tenemos bastante idea, sobre los requisitos de Fundae para las plataformas…

¿Qué tipo de plataformas online cumplen estos requisitos?

Mis clientes normalmente se ven en la disyuntiva entre elegir entre utilizar algún software Open Source, como Moodle o acudir a algún LMS de código privativo. Ambos tipos de plataformas pueden cumplir los criterios de Fundae, pero no siempre ser adecuadas a nuestros intereses.

Deberemos encuadrar las plataformas más convenientes dependiendo de en cuál de las siguientes dos situaciones vaya a situarse el proyecto:

1. Instalar un LMS Open Source como Moodle o WordPress o
2. Utilizar un LMS cloud de pago por uso (SaaS).

El instalar o contratar la instalación de un LMS Open Source puede resultar tentador al parecer más personalizable y económico. Sin embargo, tendremos que tener en cuenta que ninguna plataforma open source cumple por sí misma todos los requisitos de Fundae. Necesitan complementos que nos ayuden al cumplimiento. También habrá que considerar el coste tanto de su instalación como de su mantenimiento.

No obstante, puede es una opción viable para grandes consultoras que tienen capacidad de mantener este software de manera adecuada. O cuando es indispensable personalizar múltiples aspectos, aún a costa de la inversión que esto supondrá (hosting, programación, revisión y mantenimiento, etc.). La ventaja clara que vamos a obtener es un control total de nuestro proyecto.

Por otro lado, está el utilizar un LMS cloud de pago por uso (SaaS). Esta es normalmente la opción más recomendable para cumplir con los requisitos de plataforma de Fundae. Además, utilizar un sistema SaaS también nos permite utilizar sistemas open source como Moodle, aunque sin el nivel de personalización de una instalación propia.

Mediante las opciones tipo SaaS aceleramos el tiempo de despliegue y disminuimos la inversión inicial. Hay un amplio rango de productos. Y esto facilita encontrar plataformas cuyos puntos fuertes se adapten mejor a lo que necesitamos, sin prestaciones superfluas o costosos desarrollos a medida. Lo cual, también lo hace especialmente indicado para las empresas que se inician en formación bonificada en modalidad de teleformación.

Selección de plataformas

Hasta aquí hemos visto cuáles son los requisitos de Fundae para las plataformas de teleformación. Como verás, hay bastantes. Pero no tienes por qué preocuparte demasiado si escoges un proveedor que los cumpla.

En mi trayectoria como consultor he tenido contacto con bastantes plataformas adecuadas para Fundae. Algunas de ellas las puedes ver en este análisis sobre las mejores plataformas online SaaS que actualmente cumplen los requisitos de la FUNDAE:

No obstante, si prefieres que revisemos juntos las características de vuestro proyecto, podéis contar con mi servicio de consultoría eLearning. A través de él se exploran otras posibilidades y podemos acelerar el proceso de toma de decisiones 😀.

¿Crees que hay que tener en cuenta otras consideraciones sobre las plataformas al hacer formación bonificada por Fundae? ¿Te gustaría realizar cualquier observación? ¡Espero tus comentarios!